《零秒工作》 - 提升工作效率的方法

为什么做的慢?

动手慢

  • 专注于手头的工作而推迟新工作
  • 因为某种理由不想开始工作
  • 推迟,产生压力,再推迟,压力更大……恶性循环

不专心

  • 因为其他事分心

没计划

  • 缺乏预测能力

不敢作决定

  • 对自己的判断没有自信,无法坚持
  • 收集多少信息都无法做出决策
  • 出现反对意见时无法回应自己的意见

对要求模糊

  • 没有事先确定最终效果
  • 期间要求出现变化时没有搞清楚
  • 对与上司交流这个行为有恐惧感

大量的退回和重做

同上一节

怎么做得快?

  • 形成完整的工作流程
  • 提升思考能力,不断优化流程

工作流程

任务流程

被交代任务
  • 明确任务完成后产生的最终成果。
  • 如果有不清晰的地方,尽快跟上司交流询问
    • 如果有疑问,询问
    • 如果不确定,提出自己不确定的地方,请上司确定
    • 如果发觉其中部分要求不合常理,提出并询问,是照旧还是按照现在的要求做
如果任务与当前手头的工作冲突

跟上司说明,询问先完成任务还是先完成手头的工作

  • 要求先完成手头工作——将任务纳入备忘录中,完成手头工作后开始
  • 要求先完成任务——为手头工作快速写一份当前进度,尽量保证提供的信息能将状态调整到中断工作前的状态
准备开始工作

如果是第一次

  • 请教向周围有经验的同事,理解工作的基本流程,确认好哪个部分会容易出现遗漏

否则

  • 首先形成整体印象
    • 最终的成果是什么?
    • 为了取得最终的成果需要考虑什么样的因素?
    • 需要按照怎样的步骤和顺序才能取得成果?
    • 从什么地方着手最有效?
  • 确定事情哪些地方是关键的地方
  • 根据印象、关键点以及过往的经验形成初步计划
  • 然后确定执行力度
    • 哪部分必须保证高质量完成?
    • 哪部分过得去就行?
    • 哪部分可以委托给他人?
  • 根据计划执行
    • 期间要求如果出现变化,彻底明白了要怎么做,做什么后才继续

任务外流程

改善

  • 将整个流程写下来
  • 提取出能用到下次的地方
  • 请教同事怎么做,分析我们之间的差别,根据实际情况调整我的工作方式
  • 寻找或思考能改善工作流程的方法
  • 寻找或思考如何改善正在使用的改善工作流程的方法
  • 如果时间变得充足,一点一点提前完成能够提前完成的工作

提升思考速度的方法

A4纸做笔记

  • 横放A4纸
  • 左上方写标题,右上方写日期
  • 正文写4-6行,每行20-30字
  • 1分钟1页,1天写10页

把握问题和解决问题的能力

在平时的生活中就不断思考哪些事件可能导致问题的发生

假设性思考

针对某一个问题有一个大致的理解

  1. 假设
  2. 验证
  3. 调整假设
  4. 再验证
  5. 返回步骤3
  6. 结论

零基础思考

排除前提假设,先例和经验,从根本上重新思考

深入挖掘

反复问为什么

参考